Służbowym autem na wakacje

Coraz więcej polskich firm udostępnia swoim pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych, również podczas urlopu. Auto w biznesie już dawno przestało być jedynie środkiem transportu i narzędziem pracy - obecnie w wielu przedsiębiorstwach to istotny dodatek do wynagrodzenia, który zwiększa zaangażowanie i lojalność kadr. Zezwalając pracownikowi na wakacyjny wyjazd firmowym samochodem warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

Do niedawna polityki flotowe w postaci regulaminów lub procedur tworzone były zazwyczaj w dużych firmach, posiadających kilkadziesiąt lub kilkaset samochodów. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw z sektora MŚP reguluje na piśmie kwestie związane z nabywaniem, użytkowaniem i wymianą samochodów służbowych. Precyzyjnie reguły opisane w polityce flotowej firmy, z którą pracownik osobiście się zapozna, pozwolą uniknąć niepotrzebnych strat i nieporozumień z pracownikami.

Jasne i sprecyzowane zasady

Oprócz zagadnień ogólnych, dotyczących zakresu wykorzystania firmowego auta do celów prywatnych, należy uwzględnić takie kwestie, jak koszty związane z jego eksploatacją czy odpowiedzialność w przypadku kolizji lub awarii. O tym, czy w trakcie urlopu pracownik we własnym zakresie tankuje paliwo lub serwisuje pojazd, decyduje pracodawca, który może partycypować w kosztach, ale nie jest do tego zobligowany. Kwestię tankowania pojazdu może rozwiązać karta paliwowa, pomocne narzędzie, dzięki któremu firma ma możliwość bieżącego monitorowania tankowań w swojej flocie.

- Operatorzy kart paliwowych zgodnie z umową dostarczają do firm użytkujących ich karty informacje w postaci bieżących raportów paliwowych, zawierające informacje na temat miejsca, czasu i ilości paliwa tankowanego do poszczególnych samochodów - powiedziała Klaudia Kowalczyk menadżer marketingu w Carefleet S.A. - Nadzór i kontrola użytkowników kart paliwowych, a tym samym kontrola wydatków na paliwo, pozwala uniknąć nadużyć i nieprawidłowości podczas tankowania.

Warto też doprecyzować kwestie związane z zakresem odpowiedzialności pracownika za uszkodzenia pojazdu i kolizje powstałe w trakcie wyjazdu urlopowego. Choć zazwyczaj koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy, istnieją sytuacje, kiedy firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania, np. gdy kierowca prowadził pojazd w stanie nietrzeźwym lub uciekł z miejsca wypadku. Pracownik może zostać obciążony kosztami napraw samochodu firmowego również wtedy, kiedy uległ on poważnemu uszkodzeniu na skutek nieprawidłowej eksploatacji.

Podróż w kraju i za granicą

Podróżowanie firmowym autem w celach prywatnych na terenie kraju nie jest związane z żadnymi dodatkowymi formalnościami po stronie przedsiębiorstwa. Inaczej kwestia ta wygląda w przypadku wyjazdów zagranicznych. Zgodnie z przepisami polskiego prawa drogowego, przekroczenie granicy służbowym autem wymaga bowiem zgody właściciela pojazdu. W firmach, które posiadają własne floty, jest ona wydawana przez upoważnioną w tym zakresie osobę. W przypadku samochodów leasingowych lub wynajmowanych, upoważnienie takie powinno pochodzić od leasingodawcy lub firmy wynajmującej.

Niektóre kraje, np. Ukraina lub Białoruś, wymagają upoważnienia potwierdzonego notarialnie oraz poświadczonego przez tłumacza przysięgłego. W związku z brakiem jednolitych przepisów w różnych państwach Europy warto przed wyjazdem pracownika zasięgnąć szczegółowych informacji w ambasadzie danego kraju. Różnie też, w zależności od celu zagranicznej podróży, kształtują się kwestie związane z ubezpieczeniem pojazdów. Polisa AC ważna jest w Europie z wykluczeniem Rosji, Białorusi, Ukrainy i Mołdawii. Aby wyjechać do krajów nieobjętych polisą, należy dodatkowo ubezpieczyć pojazd. Warto sprawdzić również, czy posiadany pakiet Assistance obowiązuje poza granicami Polski, a pracownik - w przypadku nieprzewidzianego zdarzenia na drodze - otrzyma wsparcie w postaci usług serwisowych lub samochodu zastępczego. 

Warto przypominać

Choć pracownik powinien zapoznać się z polityką flotową firmy w momencie, w którym podpisuje umowę przekazania mu samochodu, nie zaszkodzi okresowe przypominanie o zasadach w związku z jego eksploatacją - zwłaszcza przed dłuższym wyjazdem zagranicznym. Zapoznanie pracownika z polityką flotową firmy powinno zostać potwierdzone pisemnie przez obie strony, co jest dodatkowym zabezpieczeniem interesów przedsiębiorstwa. 

(ik)

Źródło i fot. Carefleet S.A.